WinMaint
Cosa è Winmaint
WinMaint è una gestione completa di tutti gli aspetti relativi alle chiamate per la manutenzione di un qualunque dispositivo, che si tratti di computer o caldaie o ascensori.
WinMaint è simile a Wintruck per cui la parte di descrizione generale nei paragrafi sottostanti è pressochè identica.
Lo sviluppo di WinMaint è iniziato tramite una commessa iniziale da parte di una società di rivendita e manutenzione di fotocopiatrici nel 1994, e da allora si è costantemente evoluto attraverso l’ utilizzo sul campo da parte dei clienti che hanno contribuito a semplificare e migliorare il prodotto.
La costante evoluzione e l’ uso quotidiano ne hanno fatto uno strumento poco appariscente ma solido, collaudatissimo e di facile utilizzo, ma comunque provvisto di un completo manuale in linea sensibile al contesto, capace di rendere facili e veloci le consuete operazioni di gestione attività.
Con la soluzione cloud (Azure) non vi sono problemi di manutenzione, copie di sicurezza e aggiornamento di un server fisico: il tutto è delegato a Microsoft che ospita il server Winmaint nei propri datacenter.
I costi dipendono dalla dimensione scelta, per una soluzione minimale sono circa 50 euro al mese (2-3 posti di lavoro), per un maggiore numero di utenti connessi (4-10) al momento il costo è di circa 100 euro mensili.
Queste cifre sono riferite al funzionamento continuo 24h tutto il mese, possono essere impostati meccanismi automatici di spegnimento e accensione del servizio in ore notturne e festivi che consentono di ridurre a meno della metà il costo mensile.
Questo costo è riferito alla sola struttura di servizio Azure, viene pagato tramite addebito automatico su carta di credito direttamente a Microsoft.
Attenzione: per il servizio Azure di Microsoft occorre carta di credito normale, non sono accettate prepagate o revolving.
La macchina Azure di base ha 2 connessioni , cioè al massimo 2 utenti che accedono insieme (ognuno con il proprio account).
Se si hanno bisogno più di 2 posti lavoro che usano contemporaneamente Winmaint occorre comperare delle licenze Microsoft supplementari.
Al momento la quotazione Microsoft è di 141 euro per connessione (per sempre)
Viene usato Microsoft Word 2016 per la creazione automatizzata di documenti, quindi è necessaria una licenza Microsoft Office 2016.
La soluzione può essere acquistata o affittata su base mensile come il servizio Azure; sono possibili personalizzazioni, i dati registrati possono venire scaricati su un computer utente.
Funzionalità
Winmaint è multiutente ed ha una completa gestione dei permessi agli utenti.
Sono presenti di base complete statistiche; all' occorrenza possono essere creati strumenti di statistiche supplementari e di analisi dei dati tramite un foglio Excel locale o altro.
Gestione utenti
Essendo multiutente Winmaint ha un accesso protetto da nome utente e password:
La richiesta di un identificativo utente e della sua parola d'ordine, che è indispensabile per il corretto funzionamento in rete del programma, costituisce un potente strumento di controllo e protezione dell' integrità dei dati anche per l' uso su di una singola stazione di lavoro, quando i dati vengono inseriti o modificati da più persone.
Scheda Clienti
Winmaint è composto da una serie di archivi, tra i principali abbiamo i Clienti:
A ogni cliente si associano le liste di Persone di riferimento, Articoli installati presso la sede utente, Sconti sugli articoli.
Per ogni articolo installato tra i vari campi da inserire c'e' anche il "Numero copie", risalente alla prima versione di Winmaint per la gestione di fotocopiatrici.
Nella versione dimostrativa di Winmaint la modifica di una scheda Cliente fa apparire un messaggio:
Questo messaggio dimostra le potenzialità di Winmaint: a tutti gli eventi del programma (aggiungi, modifica, elimina, stampa...) in qualunque scheda è possibile associare una gestione tramite un programma esterno, in modo da personalizzare e cambiare il comportamento.
Winmaint è esso stesso uno strumento programmabile, che può automatizzare altri programmi come Microsoft Word e a sua volta fornirgli dei servizi.
Scheda Banche
Quella delle Banche è una comune scheda anagrafica:
La cosa interessante da sapere è che se si ridimensionano le schede aumentano di dimensione i caratteri di etichette e campi, in modo da ridurre lo stress visivo.
Scheda Tecnici
Anche la scheda Tecnici è una classica anagrafica:
Scheda Chiamate
E infine abbiamo il cuore del programma, le Chiamate:
A ogni Chiamata si associa una lista di uno o più Interventi per risolvere il problema
Si può notare nell' immagine la possibilità di definire corpi tipografici e colori diversi per ogni tabella.
Per ogni intervento sul dispositivo del Cliente oggetto della Chiamata si usano uno o più Articoli (in pratica i ricambi, che possono essere anche le ore di lavoro) determinando dei movimenti di Magazzino, per il quale è prevista la relativa gestione con tracciatura di carichi e scarichi.
Per il rapportino di Chiamata sia che venga consegnato al Tecnico per l' Intervento fuori sede che venga stampato in sede per Articolo consegnato dal Cliente presso la sede aziendale si crea in base ai dati inseriti un documento Microsoft Word in base a modelli personalizzabili:
Oltre a stampare i dati usando Word vi sono poi le classiche stampe (personalizzabili per ogni azienda):<
Si può notare nell' immagine una serie funzionalità comune a tutte le stampe di Winmaint:
- Esportazione stampe in vari formati (Word, Excel, Testo, Xml, Acrobat Pdf)
- Stampa totale del documento o della singola pagina
- Ingrandimento della stampa
Tipicamente si usa la stampa su file PDF e il file generato localmente sul computer viene lanciato automaticamente in stampa tramite Adobe Acrobat Reader.
Il programma ricorda la posizione e dimensione, in questo caso anche il fattore di ingrandimento, delle varie finestre e schede di Winmaint.
Scheda Contratti
Le Chiamate possono essere a "gettone" o in seguito a contratto.
In WinMaint vengono quindi gestiti i Contratti, per i quali si può precisare la lista dei dispositivi del Cliente per i quali vale il contratto:
Scheda Documenti
WinMaint è suddiviso in due programmi separati, vi è l'altra procedura WmUfficio cui si accede con le stesse modalità di WinMaint.
WmUfficio è la parte nata dopo dedicata maggiormente alla gestione documenti.
Vi è quindi la scheda Documenti dove si creano Documenti di tipo Preventivo o Comunicazione; naturalmente tali tipologie non sono fisse ma se ne possono definire altre.
Ogni tipologia di documento è legata a un modello Microsoft Word; in pratica si definiscono dei dati accessori (in gergo "metadati") del documento e si usa un modello Word contenente delle macro che lo compilano automaticamente collegandosi primariamente ai servizi di interscambio dati di WinMaint ma anche a qualunque altra fonte esterna che provveda un meccanismo di interscambio dati.
I documenti qui definiti poi si collegano alle Chiamate.
Scheda DDT
I Documenti di Trasporto (chiamati anche Bolle) hanno una loro gestione con lista degli Articoli che causa movimentazione di Magazzino.
Anche in questo caso la creazione è affidata a macro VBA contenute nel modello Word.
E' presente anche la funzionalità per il calcolo del castelletto IVA.
Scheda Fatture
E infine abbiamo la lista Fatture per uno o più DDT.
Naturalmente vi è la gestione dei Codici IVA, delle Causali a ognuna delle quali si associa un modello Word e molte tabelle con relativa gestione (Unità di misura, Province, ecc.)
Motore di ricerca
La funzionalità tecnica di maggior pregio di Winmaint è il suo sofisticato motore di autocomposizione delle ricerche: si posso creare in maniera intuitiva ricerche complesse come ad esempio tutti le chiamate da data a data per un certo cliente, le chiamate non ancora evase, ecc..
In questa immagine la finestra principale delle ricerche (ogni archivio Clienti, Chiamate, Tecnici, ecc. ha la propria) propone una serie di ricerche che possono essere lanciate, con generazione automatica della finestra di richiesta parametri, e modificate se si hanno i permessi:
Questa immagine invece è un esempio di Autocomposizione delle ricerche di Winmaint in azione.
Come si può notare si ha l' elenco di tutti i campi dell' archivio, comprese le liste collegate come ad esempio gli Articoli del Cliente relativi alla Chiamata, e con ogni campo si possono creare più righe di criterio di filtro usando i consueti operatori relazionali.
Se l' argomento è troppo difficile non preoccupatevi, vi creiamo noi le ricerche secondo le vostre necessità.
Funzionalità per Legge 626
Winmaint ha finestre ridimensionabili, con corpo tipografico (modificabile) che si allarga allargando la scheda (Chiamate, Clienti, ecc.) in modo da facilitare gli utenti ipovedenti e comunque evitare di stressare la vista dell' utente con caratteri piccoli a video rispetto al monitor.
Demo
Questo sopra è comunque un riassunto delle principali funzionalità, per provare Winmaint potete richiedere un server di prova e valutazione nella pagina Contatti
Vedi anche la pagina Facebook.